eVisitor w Chorwacji: po co gospodarz skanuje dowód i czy turysta powinien dostać potwierdzenie meldunku?

Polski turysta meldujący się w apartamencie w Splicie, Makarskiej czy na wyspie Krk może zostać poproszony o dowód osobisty albo paszport. To normalne. Gospodarz ma obowiązek zarejestrować gościa w chorwackim systemie eVisitor i potrzebuje do tego danych z dokumentu tożsamości. Problem zaczyna się dopiero wtedy, gdy zamiast odczytać potrzebne informacje, robi zdjęcie całego dowodu, wysyła je na prywatny telefon albo chce przechowywać kopię „na wszelki wypadek”.

Sam meldunek nie jest zwyczajem właściciela apartamentu ani dodatkową procedurą wymyśloną przez Booking.com. W Chorwacji jest to obowiązek wynikający z przepisów. Osoba świadcząca usługę noclegową musi zgłosić wszystkich korzystających z noclegu do systemu eVisitor w ciągu 24 godzin od przyjazdu, a po wyjeździe odpowiednio zakończyć ich pobyt.

Turysta nie powinien więc odmawiać okazania dokumentu tylko dlatego, że obawia się „meldowania na policji”. Powinien natomiast odróżnić trzy zupełnie różne czynności: okazanie dokumentu, zeskanowanie go w celu automatycznego odczytu danych oraz zachowanie kopii dokumentu. To ostatnie wymaga znacznie ostrożniejszego podejścia.

Jakie dane gospodarz naprawdę wpisuje do eVisitor i po co potrzebuje dokumentu?

eVisitor jest centralnym chorwackim systemem elektronicznej rejestracji i wyrejestrowywania turystów. Korzystają z niego m.in. hotele, pensjonaty, kempingi oraz prywatni właściciele apartamentów. System służy nie tylko do ewidencji ruchu turystycznego. Dane są powiązane również z rozliczaniem obowiązków dotyczących pobytu i opłaty turystycznej oraz mogą być wykorzystywane przez właściwe organy państwowe w granicach ich kompetencji.

Przepisy określają dość precyzyjnie zakres informacji wpisywanych o turyście. Są to m.in.:

• imię i nazwisko,
• miejsce i państwo urodzenia,
• data urodzenia,
• obywatelstwo,
• rodzaj i numer dokumentu tożsamości,
• miejsce pobytu lub zamieszkania i adres,
• data i godzina przyjazdu,
• przewidywana data wyjazdu,
• faktyczna data i godzina wyjazdu,
• płeć,
• numer zgłoszenia.

Co szczególnie istotne, chorwackie rozporządzenie mówi wprost, że dane turysty wpisuje się na podstawie dowodu osobistego, dokumentu podróży albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.

Dla Polaka w praktyce oznacza to przede wszystkim dowód osobisty albo paszport. Gospodarz nie prosi więc o numer dokumentu z ciekawości. Bez danych identyfikacyjnych nie może prawidłowo wykonać obowiązkowego zgłoszenia.

Nie oznacza to jednak, że musi posiadać cyfrową kopię dokumentu.

W dobrze zorganizowanym apartamencie check-in wygląda zwykle bardzo prosto: właściciel albo pracownik recepcji bierze dokument na kilkadziesiąt sekund, odczytuje wymagane dane lub korzysta z programu, który pomaga je wprowadzić, a następnie oddaje dokument. Przy większej liczbie gości takie rozwiązanie jest szybsze niż ręczne przepisywanie wszystkiego z czterech paszportów.

Dlatego sam fakt, że ktoś kieruje aparat telefonu albo czytnik na dowód, nie oznacza automatycznie, że tworzy i archiwizuje jego kopię. Część systemów recepcyjnych wykorzystuje skan jedynie do rozpoznania danych i wypełnienia formularza.

Turysta ma jednak pełne prawo zapytać:

„Czy zdjęcie dokumentu jest zapisywane, czy służy tylko do odczytania danych do eVisitor?”

To dobre pytanie szczególnie w prywatnych apartamentach, gdzie gospodarz zamiast profesjonalnego systemu recepcyjnego korzysta ze zwykłego smartfona.

Czy właściciel apartamentu może zrobić zdjęcie dowodu albo paszportu?

Tu pojawia się najczęstsze nieporozumienie. Obowiązek rejestracji w eVisitor nie jest równoznaczny z obowiązkiem wykonania kopii dokumentu.

Przepisy eVisitor wymagają wpisania określonych danych i wskazują, że ustala się je na podstawie dokumentu tożsamości. Nie ustanawiają natomiast generalnej zasady, według której prywatny gospodarz musi przechowywać fotografię dowodu lub skan całej strony paszportu.

To ważna różnica również z punktu widzenia RODO. Do wykonania obowiązkowego meldunku gospodarz ma podstawę do przetwarzania danych potrzebnych do rejestracji. Nie wynika z tego automatycznie prawo do gromadzenia każdej informacji znajdującej się na dokumencie ani przechowywania pełnego obrazu dokumentu przez dowolny okres.

Pełna fotografia dowodu może zawierać więcej informacji, niż potrzeba do zgłoszenia gościa. Dochodzi też problem bezpieczeństwa. Zdjęcie zrobione prywatnym telefonem może automatycznie trafić do iCloud, Google Photos albo innej usługi synchronizacji. Jeszcze gorzej, gdy właściciel prosi przed przyjazdem:

„Wyślijcie zdjęcia wszystkich paszportów na WhatsAppie”.

Takie rozwiązanie jest wygodne dla gospodarza, ale dla turysty oznacza utratę kontroli nad tym, gdzie znajduje się kopia dokumentu, kto ma do niej dostęp i kiedy zostanie usunięta.

Szczególnie ostrożnie należy reagować, gdy gospodarz:

• chce zdjęcia obu stron dowodu, choć nie potrafi wyjaśnić, po co potrzebuje całej kopii,
• przesyła dokumenty przez prywatny komunikator,
• chce zachować fotografie po zakończeniu meldunku,
• twierdzi, że „wszyscy w Chorwacji muszą przechowywać skany dowodów”,
• nie potrafi powiedzieć, kto administruje danymi i jak długo będą przechowywane.

W takim przypadku najlepiej zaproponować prostsze rozwiązanie: okazać dokument osobiście podczas check-inu albo przekazać wyłącznie dane wymagane do eVisitor, jeżeli sposób obsługi danego obiektu na to pozwala.

Nie należy jednak iść w drugą skrajność i odmawiać podania jakichkolwiek danych. To stawia gospodarza w sytuacji, w której nie może wykonać ustawowego obowiązku. Chorwackie przepisy wymagają zgłoszenia osoby korzystającej z noclegu w ciągu 24 godzin od przyjazdu.

Warto też rozdzielić dwie kwestie dotyczące przechowywania informacji. Dane znajdujące się w samym eVisitor są przechowywane przez 10 lat. Tak stanowią zasady systemu. Nie oznacza to jednak, że właściciel apartamentu powinien przez 10 lat trzymać na swoim telefonie zdjęcie polskiego dowodu osobistego.

To jeden z najbardziej irytujących elementów praktyki w prywatnych kwaterach: techniczna wygoda właściciela jest czasem przedstawiana turyście jako obowiązek prawny. Nie zawsze nim jest.

Czy turysta powinien dostać potwierdzenie meldunku w eVisitor?

Prawidłowe zgłoszenie w eVisitor generuje numer zgłoszenia, który jest jednym z elementów danych znajdujących się w systemie. Sam system przewiduje również możliwość potwierdzania wykonania określonych operacji. Chorwackie przepisy nie ustanawiają jednak generalnego obowiązku, zgodnie z którym każdy hotelarz lub właściciel apartamentu musi automatycznie wręczyć każdemu turyście papierowe albo elektroniczne potwierdzenie meldunku.

Dlatego brak kartki podczas check-inu nie jest jeszcze dowodem, że gospodarz nikogo nie zgłosił.

Z punktu widzenia turysty sytuacja wygląda więc następująco:

• gospodarz ma obowiązek dokonać zgłoszenia,
• turysta musi przekazać dane pozwalające na prawidłową identyfikację,
• automatyczne wydanie turyście osobnego zaświadczenia nie jest standardowym obowiązkiem ustawowym gospodarza,
• gdy pojawiają się wątpliwości, można poprosić gospodarza o potwierdzenie, że zgłoszenie zostało wykonane, albo o pokazanie danych zgłoszenia.

Sama deklaracja „nie potrzebuję dokumentów, u mnie niczego się nie zgłasza” powinna wzbudzić więcej podejrzeń niż brak papierowego potwierdzenia. Legalnie działający obiekt noclegowy nie może po prostu zrezygnować z eVisitor dlatego, że rezerwacja została dokonana przez Booking.com, Airbnb czy bezpośrednio przez telefon.

Platforma rezerwacyjna i eVisitor to dwa różne systemy. To, że właściciel zna imię, nazwisko i numer telefonu z rezerwacji, nie zwalnia go z dokonania wymaganej rejestracji pobytu.

Jeżeli przyjeżdża czteroosobowa rodzina, zgłoszenie dotyczy wszystkich osób korzystających z noclegu, a nie tylko osoby, na której nazwisko dokonano rezerwacji.

Praktyczny test jest bardzo prosty. Jeżeli gospodarz prosi o dokument przy check-inie i wyjaśnia, że potrzebuje danych do eVisitor, sytuacja jest normalna. Jeżeli natomiast żąda przesłania zdjęć dokumentów kilka tygodni wcześniej, chce przechowywać pełne kopie bez wyjaśnienia albo twierdzi, że skan dowodu jest jedyną dopuszczalną formą meldunku, warto dopytać o procedurę.

Więcej informacji na: https://chorwackiporadnik.pl

FAQ: eVisitor, dokumenty i meldunek turysty

Czy każdy turysta nocujący w Chorwacji musi być zgłoszony do eVisitor?
Co do zasady osoby korzystające z noclegu objętego obowiązkiem rejestracji są zgłaszane przez podmiot odpowiedzialny za zakwaterowanie. W hotelu robi to hotel, a w prywatnym apartamencie właściciel lub osoba obsługująca obiekt.

Ile czasu ma gospodarz na zgłoszenie turysty?
24 godziny od przyjazdu. Podobny 24-godzinny termin dotyczy wyrejestrowania gościa po zakończeniu pobytu w przypadku podmiotów świadczących usługę noclegową.

Czy Polak może podać dowód osobisty zamiast paszportu?
Tak. Dane do eVisitor mogą być ustalane na podstawie dowodu osobistego, dokumentu podróży lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość. Polski dowód osobisty jest więc normalnym dokumentem używanym podczas meldunku.

Czy gospodarz musi zeskanować mój dowód?
Nie ma ogólnego obowiązku wykonania i zachowania skanu dokumentu. Obowiązkowe jest uzyskanie danych potrzebnych do rejestracji. Skanowanie może być wyłącznie technicznym sposobem ich odczytania.

Czy mogę odmówić wysłania zdjęcia dowodu przez WhatsApp?
Możesz zaproponować bezpieczniejszy sposób przekazania danych, np. okazanie dokumentu podczas przyjazdu. Nie oznacza to jednak prawa do odmowy przekazania wszystkich danych wymaganych do legalnej rejestracji pobytu.

Czy właściciel może zachować fotografię mojego dokumentu?
Sam obowiązek eVisitor nie daje automatycznie prawa do bezterminowego przechowywania pełnej kopii dokumentu. Jeśli gospodarz chce ją zachować, powinien potrafić wskazać podstawę, cel i okres przetwarzania danych. Wątpliwości są szczególnie uzasadnione, gdy zdjęcie jest przechowywane na prywatnym telefonie.

Czy moje dane z eVisitor są kasowane po wyjeździe?
Nie. Dane z listy turystów oraz zgłoszenia i wyrejestrowania są w systemie eVisitor przechowywane przez 10 lat.

Czy gospodarz musi wręczyć mi papierowe potwierdzenie meldunku?
Nie ma ogólnego obowiązku automatycznego wydawania każdemu gościowi papierowego zaświadczenia. Jeśli masz wątpliwości, poproś jednak o potwierdzenie wykonania zgłoszenia lub pokazanie jego danych.

Czy rezerwacja na Booking.com albo Airbnb zastępuje eVisitor?
Nie. Dane przekazane platformie rezerwacyjnej nie zastępują obowiązkowego zgłoszenia pobytu w chorwackim systemie eVisitor.

Co zrobić, jeśli gospodarz w ogóle nie chce mnie zgłosić?
Najpierw poproś go wprost o potwierdzenie rejestracji w eVisitor. Nie skupiaj się na tym, czy dostałeś kartkę. Najważniejsza jest sama rejestracja. Jeżeli właściciel twierdzi, że legalny apartament nie musi zgłaszać gości albo że dotyczy to wyłącznie hoteli, to właśnie ten problem trzeba wyjaśnić w pierwszej kolejności.

Od czego zacząć podczas check-inu?
Najpierw ustal, czy gospodarz rzeczywiście rejestruje wszystkich gości w eVisitor. Dokument spokojnie okaż do spisania wymaganych danych, ale jeśli właściciel chce zatrzymać jego zdjęcie, zapytaj, czy kopia jest zapisywana i po co. Najważniejszy błąd do usunięcia to mylenie obowiązkowego przekazania danych do meldunku z rzekomym obowiązkiem pozostawienia gospodarzowi pełnego skanu dowodu.